Автоматизация бизнес-процессов
Как мы помогли аудиторской компании из большой четверки в России провести исследование рабочих процессов и подготовиться к автоматизации. Из статьи вы узнаете, что нужно сделать перед цифровизацией и почему нельзя «просто взять и автоматизировать».
2023-2024
Эффективные бизнес-процессы помогают сократить издержки, повысить качество и быстрее реагировать на запросы клиентов. Это становится ещё важнее, когда экономика нестабильна, а рынок быстро меняется.
В этом тексте — что мешает командам работать слаженно, как выявить узкие места и зачем сначала изучить опыт сотрудников, а уже потом автоматизировать процессы.
В конце статьи найдете ссылки на бесплатные материалы, которые помогут изучить опыт работы сотрудников в вашей компании.
В этом тексте — что мешает командам работать слаженно, как выявить узкие места и зачем сначала изучить опыт сотрудников, а уже потом автоматизировать процессы.
В конце статьи найдете ссылки на бесплатные материалы, которые помогут изучить опыт работы сотрудников в вашей компании.
О чем расскажем
Изначально цель была — автоматизировать бизнес-процессы. Аудиторские компании работают в условиях высокой конкуренции и нестабильной экономики. В России низкий уровень безработицы, но растёт дефицит квалифицированных аудиторов.
В таких условиях бизнесу приходится перестраиваться, искать новые подходы и внедрять технологии, которые реально упрощают работу.
В таких условиях бизнесу приходится перестраиваться, искать новые подходы и внедрять технологии, которые реально упрощают работу.
Задача заказчика
2,4% уровень безработицы в России в 2024.
Росстат
Росстат
Чтобы выполнять тот же объем работы и брать новых клиентов, заказчику было важно автоматизировать бизнес-процессы. Однако, на предварительном этапе брифинга и изучения бизнес-ландшафта мы поняли, что еще до автоматизации процессов эти процессы необходимо обновить и перестроить.
Как провести оптимизацию бизнес-процессов
Анализ и оценка существующих процессов
Мы изучили, как устроена работа, где происходят задержки, какие этапы создают наибольшую нагрузку на сотрудников.
Мы изучили, как устроена работа, где происходят задержки, какие этапы создают наибольшую нагрузку на сотрудников.
01
Структурирование и оптимизация
На этом этапе мы помогли сформировать новую модель процессов, которая учитывает реальные задачи, исключает дублирование и упрощает путь выполнения операций.
На этом этапе мы помогли сформировать новую модель процессов, которая учитывает реальные задачи, исключает дублирование и упрощает путь выполнения операций.
02
Автоматизация и цифровизация
Только после этого внедряются цифровые инструменты: автоматизация усиливает уже отлаженные процессы, а не закрепляет хаос.
Только после этого внедряются цифровые инструменты: автоматизация усиливает уже отлаженные процессы, а не закрепляет хаос.
03
Дальше о каждом этапе расскажем подробнее.
На этом этапе мы исследовали пользовательский опыт сотрудников. Для этого мы:
- поговорили с руководителями, супервайзерами и младшими сотрудниками, чтобы найти основные проблемы в работе.
- оценили, насколько существующие бизнес-процессы соответствуют современным требованиям и могут быть улучшены.
- собрали мнение сотрудников о том, как они оценивают текущие процессы и что бы хотели изменить.
Анализ и оценка существующих процессов
6
зон для улучшения
150
значимых инсайтов
10
бизнес-интервью
Результаты исследования показали, что главные трудности — внутри компании. Они влияют на внутреннюю работу и на взаимодействия с внешними клиентами. Среди них:
Кадровый дефицит. Не хватает специалистов с нужной экспертизой. Из-за этого сотрудники перегружены, возрастает текучесть, а качество работы страдает.
Давление сроков. Дедлайны жёсткие, объёмы — большие. В таких условиях легко допустить ошибку.
Слабое планирование. Нет ясного графика и распределения задач. Это тормозит процессы и мешает точно учитывать рабочее время.
Сотрудники не понимают задачи. Им непонятно, что написано в должностных инструкциях. Это негативно влияет на мотивацию и производительность.
Кадровый дефицит. Не хватает специалистов с нужной экспертизой. Из-за этого сотрудники перегружены, возрастает текучесть, а качество работы страдает.
Давление сроков. Дедлайны жёсткие, объёмы — большие. В таких условиях легко допустить ошибку.
Слабое планирование. Нет ясного графика и распределения задач. Это тормозит процессы и мешает точно учитывать рабочее время.
Сотрудники не понимают задачи. Им непонятно, что написано в должностных инструкциях. Это негативно влияет на мотивацию и производительность.
Все эти проблемы сигнализируют: автоматизация сама по себе не спасёт. Сначала нужно навести порядок в процессах, перераспределить нагрузку и закрыть дефицит компетенций. Поэтому мы предложили заказчику изменить цель нашей работы и переформулировать техническое задание.
Структурирование бизнес-процессов — важный этап. На этом этапе компания улучшает уже существующие процессы, избавляется от лишних действий и внедряет новые, которые помогают решать задачи бизнеса.
Для нашего заказчика мы выделили два этапа:
Для нашего заказчика мы выделили два этапа:
Структурирование и оптимизация бизнес-процессов
Построить структуру
На этом этапе мы создали понятную и последовательную схему работы, которая описывает весь рабочий процесс — от планирования до выполнения. Это помогает избежать путаницы и делает работу команды более слаженной.
На этом этапе мы создали понятную и последовательную схему работы, которая описывает весь рабочий процесс — от планирования до выполнения. Это помогает избежать путаницы и делает работу команды более слаженной.
01
Оптимизировать процессы
После того как процессы структурированы, наступает этап их улучшения — упрощение, устранение лишних шагов и поиск способов повышения эффективности. Это позволяет избежать ошибок и ускорить выполнение задач.
После того как процессы структурированы, наступает этап их улучшения — упрощение, устранение лишних шагов и поиск способов повышения эффективности. Это позволяет избежать ошибок и ускорить выполнение задач.
02
Такой подход к структурированию и оптимизации процессов помогает не только повысить эффективность работы компании, но и улучшить качество предоставляемых услуг, что критично для успеха в аудиторской сфере.
По результатам исследования мы выделили несколько ключевых зон, которые заказчику нужно улучшить в первую очередь:
По этим зонам мы сформулировали рекомендации, которые включают в себя создание многослойной системы мотивации, внедрение элементов управления культурой и инновациями, а также разработку системы управления IT-процессами.
- оптимизация учета рабочего времени
- улучшение системы мотивации
- разработка четких должностных инструкций.
По этим зонам мы сформулировали рекомендации, которые включают в себя создание многослойной системы мотивации, внедрение элементов управления культурой и инновациями, а также разработку системы управления IT-процессами.
С чего начать оптимизацию бизнес-процессов
Цель этого фреймворка — уделить как можно больше внимания выявлению потребностей клиентов и предварительному тестированию решений, и только потом - направить ресурсы на большую разработку, если идея оказалась полезной и финансово выгодной компании.
Учет рабочего времени — важный элемент в организации бизнес-процессов в аудиторских компаниях. В компании заказчика сотрудники заполняли таймшит — Excel таблицу, в которой проставляли, сколько часов они работали на проекте. Но это не влияло на оплату труда или мотивацию сотрудника. Поэтому сотрудники заполняли таймшит формально.
Основные проблемы, которые мы подсветили заказчику:
Основные проблемы, которые мы подсветили заказчику:
- Отсутствие мотивации для детализированного учета рабочего времени. Сотрудники не видят связи между детализацией учета и своей зарплатой.
- Отсутствие внутренней специализации. Аудиторы выполняют множество различных задач без четкого распределения обязанностей, что снижает эффективность работы.
Как учет рабочего времени поможет улучшить бизнес-процессы
Мы предложили сделать прозрачную и эффективную систему учета, которая будет мотивировать сотрудников использовать рабочее время с максимальной отдачей.
Чтобы придумать решение, мы использовали метод — «Как мы можем помочь»
Чтобы придумать решение, мы использовали метод — «Как мы можем помочь»
Как мы искали решение
Система мотивации существенно влияет на производительность сотрудников аудиторских компаний. Исследование показало, что текущая система неэффективна и не отвечает современным требованиям. Основные проблемы:
Рекомендации: внедрение накопительной системы бонусов, возможность выбора критериев для получения вознаграждений и создание многоуровневой системы оценки труда.
- Плоская система мотивации. Она не мотивирует сотрудников работать более эффективно и не учитывает их индивидуальные достижения.
- Отсутствие связи между выполнением задач и вознаграждением. Сотрудники не видят, как их усилия влияют на получение бонусов.
Рекомендации: внедрение накопительной системы бонусов, возможность выбора критериев для получения вознаграждений и создание многоуровневой системы оценки труда.
Как система мотивации влияет на производительность
Персона-модели можно использовать в маркетинге, разработке, клиентском сервисе. Так сотрудники представляют, для кого они предоставляют услугу и выбирают лучший способ закрыть потребности каждой персоны.
Мы использовали этот метод, чтобы обновить имеющиеся продукты банка и оценить различия в пути пользователей на различных этапах.
Мы использовали этот метод, чтобы обновить имеющиеся продукты банка и оценить различия в пути пользователей на различных этапах.
Перед тем как внедрять цифровые решения, компании нужно создать прочную основу. Без неё новые технологии не приживутся. Мы предложили начать с трех основных элементов:
Без этих шагов цифровизация станет хаотичной и затратной.
- Сбор бизнес-требований. Требования должны быть чёткими и понятными. Это снижает риск ошибок при запуске новых процессов.
- Внутренние бизнес-заказчики. Такие сотрудники помогают наладить связь между отделами и сформулировать нужные задачи для IT.
- Организационная модель управления IT. Понятная структура управления ускоряет внедрение технологий и делает процессы стабильнее.
Без этих шагов цифровизация станет хаотичной и затратной.
Организация рабочего процесса
Иногда заказчик приходит с чёткой задачей: «нужно автоматизировать процессы». Но в реальности — автоматизировать пока нечего. Процессы не описаны, роли не распределены, цели неочевидны.
Так было и в нашем кейсе: команда запросила автоматизацию, но в ходе интервью и анализа стало ясно — сначала нужно переосмыслить сами процессы. Вместе с заказчиком мы пересобрали техническое задание, чтобы решить реальные задачи, которые будут полезны бизнесу, а не формальное закрытие проекта.
Так было и в нашем кейсе: команда запросила автоматизацию, но в ходе интервью и анализа стало ясно — сначала нужно переосмыслить сами процессы. Вместе с заказчиком мы пересобрали техническое задание, чтобы решить реальные задачи, которые будут полезны бизнесу, а не формальное закрытие проекта.
Почему сначала — процесс, потом — автоматизация
или как мы поменяли ТЗ от заказчика
Провели серию встреч с ключевыми сотрудниками. Поняли, как устроена работа на практике и что мешает эффективности.
Выявили корневую проблему. Автоматизация на старте только закрепила бы хаос — нужны были структурные изменения.
Собрали новую модель процессов. Простую, логичную, с понятными ролями и точками контроля. Только после этого стали говорить о возможной автоматизации.
Выявили корневую проблему. Автоматизация на старте только закрепила бы хаос — нужны были структурные изменения.
Собрали новую модель процессов. Простую, логичную, с понятными ролями и точками контроля. Только после этого стали говорить о возможной автоматизации.
Что мы сделали
Этот кейс показал: ТЗ — это не список хотелок, а рабочий документ, который должен решать реальную проблему бизнеса. И чтобы это было возможно, его нужно пересобирать вместе с заказчиком.
Как мы можем вам помочь?